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年底促銷如何管理客服團隊促進效率

2011-12-15|HiShop
導讀年底大促對于賣家來說是機會更是挑戰。在業績提升,團隊得到鍛煉的同時,我們要保證大促期間的轉化率保持在高水平,且退貨率要降低,DSR的客服指標不能下降。這要求我們要牢牢管控好賣家銷售和服務的環節,也就是客服。 促銷期間如何管理客服團隊促進效率是...

年底大促對于賣家來說是機會更是挑戰。在業績提升,團隊得到鍛煉的同時,我們要保證大促期間的轉化率保持在高水平,且退貨率要降低,DSR的客服指標不能下降。這要求我們要牢牢管控好賣家銷售和服務的環節,也就是客服。促銷期間如何管理客服團隊促進效率是很多賣家關心的問題,以下幾點方法應該會有用:

1.促銷期間如何制定自己的客服績效?

大促期間的績效考核,由于流量暴增,客戶價格驅使購買等因素,不大適合用傳統的考核方式,比如響應時間等不應計入績效考核:

從數據來說,比較好的方式是PK,比如設定兩組客服,互相PK彼此的客服訂單量或者收入額,以這個為評估標準;

另外一種方式是趣味的考核,活動之后,可以給大家做一些互動的游戲,現場發獎,比如投飛鏢,投中最高分數的客服可以獲得公司的獎勵。

2.如何促銷期間客服的激情?

我想很多客服主管都面臨著這樣的問題客服激情不夠,特別是在活動的過程中因為疲勞容易喪失激情,我們有以下幾個建議,供大家交流參考:

目標明確,整個活動開始之前,店鋪的整體目標,小組目標等要落實到每個人身上,指標的設定可以根據過去活動的數據經驗預估,當然,有的賣家會說這樣不準,但請記住,有目標的就比沒有目標要強,這點很關鍵;

目標回顧,以聚劃算這類活動為例,下午一兩點鐘是比較空閑的時間,這個時間段要做好總結,客服主管應該幫助大家找出做的好的地方以及解決遇到的問題,為晚上九點的高峰做好準備;

營造氛圍,我們的數據表明,影響店鋪客服業績的第一要素是客服的心情,所以一個好的氛圍有助于店鋪銷量的提升,大促前可以和大家先聚餐,會場中,我們可以放比較high的音樂,相信更多的奇思妙想賣家朋友們比小二多得多;

鼓舞士氣,每到一個整點,我們需要由專門的人員在辦公區大聲報出整個店鋪的成交情況,也包含幾個小組PK的結果,或者業績最好的幾個客服的名字,借此煽動大家的情緒,制造比拼的氛圍。

3.如何避免促銷期間應接不暇的情況?

人員儲備,有了去年的經驗,很多賣家今年招聘了一些兼職的客服來做店鋪的服務,這樣做不是不行,但管理的難度會很高,新人對于服務的技巧、基礎知識都難以短時間掌握,也更容易出現和客戶沖突的情況,這點要特別注意;

旺旺分流,具體的設置分流比例,我們后面有個詳細介紹,大家可以了解。有個別賣家反饋旺旺分流依然不均勻的問題,由于旺旺的分流是瞬時分流,也就是每個客戶進來馬上進行分流的,有兩點需要注意,要么全體客服都是服務完畢一個客戶之后,再關閉對話窗口;要么是聊幾句就關閉一次,這樣的操作有助于幫助分流不準的賣家解決分流的問題

爆旺的情況,如果旺旺的接入人數超過500人,去年有個別賣家最高同時接待1000人,極端兩千人的情況下,這種情況要引導客戶自主購物,這個可以利用好旺旺的自動回復功能,因為客服已經無法服務了,客服可以部分轉移到售后之中去,或者幫忙發貨。

4.促銷期間如何獲得更大的響應速度?

圖片預存,對于熱銷的一些商品,圖片可以存在旺旺的表情庫里面去,這樣客戶問到商品問題的時候,可以用表情庫盡快回復,縮短響應時間;

快捷短語,這里面有幾種工具,一個是旺旺的快捷回復,一個是機器人,還有一個是搜狗的詞庫,這些工具大家都可以用,但盡量不要自動回復,避免客戶覺得機械生硬;需要注意的是,快捷詞庫要客服主管排查每個客服是否真的輸入了,避免遺漏;

客戶識別,新版的旺旺在左側有交易人的識別狀態,這個會讓大家不再對旺旺的ID眼花繚亂,客服可以根據客戶狀態識別客戶,提升自己的響應速度和操作體驗;

用戶切換,為了提升客服在幾個客戶間的切換速度,最新版的旺旺左側聯系人列表支持賣家輸入“tab+ctrl”按鍵快速切換聯系人,提升響應速度。

5.促銷期間如何獲得最大的轉化率?

  l  催單的技巧,需要注意的是,當天有付款記錄的客人不要催單;不要重復對客人催付;不要直接催付;資金充裕的賣家,可以利用CRM系統,在用戶拍下后一段時間未付款的情況下進行催付;如果沒有CRM,旺旺的左側聯系人列表可以識別拍下未付款的用戶名單,大家可以在旺旺上進行催付。

6.促銷售后的處理 

  大促之后的三天時間內,售后的問題會非常多,大家要將售后的處理規則為客服培訓好,同時,一般時間的售前和售后比例為73,大促后三天的比例正好相反,大家要做好準備;

  對于特定客服問題,比如查詢快遞的,大家可以用機器人自動應答,來提高響應速度,也降低人力成本。

7.促銷期間其他需要注意的問題

  子帳號不夠用的情況:對于子帳號不夠用的情況,淘寶針對日均訂單500單以上的賣家可以申請增加十個子帳號來臨時使用一個月,地址:http://www.taobao.com/go/act/other/wwgj.php

 ◎排班的問題:除了日常的排班,我們要有一個特定的人24小時值班,保證在晚上能夠服務好客戶;

 ◎內部協調的問題:大促是一個整個店鋪配合的活動,作為客服主管,要提前和倉庫的主管協調好合作關系,如果可以的話,最好對發貨人員的服務態度、響應速度,特別是發錯貨的情況也有考核,保證客戶的問題能夠快速響應,獲得滿意答復。

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