企業(yè)采購系統(tǒng)百科

企業(yè)采購系統(tǒng)是一種用于企業(yè)采購管理的信息化系統(tǒng)，旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購流程的自動(dòng)化、規(guī)范化和優(yōu)化，提高采購效率，降低采購成本，提升企業(yè)的整體競爭力。以下將圍繞企業(yè)采購系統(tǒng)介紹、企業(yè)采購系統(tǒng)操作流程、企業(yè)采購系統(tǒng)案例介紹解決方法這三個(gè)關(guān)鍵詞展開詳細(xì)介紹。

一、企業(yè)采購系統(tǒng)介紹

(一)定義與功能

企業(yè)采購系統(tǒng)是通過采購申請、采購訂貨、進(jìn)料檢驗(yàn)、倉庫收料、采購?fù)素洝①徹洶l(fā)票處理、供應(yīng)商管理、價(jià)格及供貨信息管理、訂單管理，以及質(zhì)量檢驗(yàn)管理等功能綜合運(yùn)用的管理系統(tǒng)，對采購物流和資金流的全部過程進(jìn)行有效的雙向控制和跟蹤，實(shí)現(xiàn)完善的企業(yè)物資供應(yīng)信息管理。

具體功能如下：

多途徑采購功能：可根據(jù)計(jì)劃部門的主生產(chǎn)計(jì)劃、物料投放需求計(jì)劃，以及庫存缺貨而生成的需求;也可滿足以銷定購的工商業(yè)一體化業(yè)務(wù)需求;還能根據(jù)長期購貨合同確定定期購貨需求以及處理零星的購貨需求等。

訂單管理：主要記錄、跟蹤和控制訂單執(zhí)行的情況，包括針對采購合同的執(zhí)行，控制購貨價(jià)格、折扣及數(shù)量。隨時(shí)跟蹤訂單完成情況，控制訂單的執(zhí)行;根據(jù)實(shí)際補(bǔ)貨情況追加執(zhí)行訂單，通過比較訂單執(zhí)行差異，以及通過業(yè)務(wù)和分析報(bào)表反映訂單執(zhí)行情況等。

發(fā)票管理：提供增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票管理，并與應(yīng)付款系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)發(fā)票共享。采購發(fā)票與全部業(yè)務(wù)單據(jù)都有聯(lián)系，與其與采購合同、付款單及預(yù)付單據(jù)聯(lián)系緊密。

購貨質(zhì)檢管理：為非免檢貨物提供檢倉和送貨流程，并根據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果確認(rèn)入庫貨物，同時(shí)提供相關(guān)的業(yè)務(wù)查詢報(bào)表。

供應(yīng)商供貨管理：以購貨價(jià)格為中心，完善地記錄、控制并管理供應(yīng)商的供貨業(yè)務(wù)資料，包括對不同供應(yīng)商、不同物料、不同數(shù)量段、不同幣別的價(jià)格和折扣信息的詳細(xì)記錄，以及業(yè)務(wù)傳遞、自動(dòng)更新及數(shù)據(jù)分析。同時(shí)進(jìn)行采購最高限價(jià)的控制和預(yù)警管理。

(二)系統(tǒng)特點(diǎn)

提高采購效率：通過自動(dòng)化采購流程，減少人工操作和溝通成本，提高采購效率和準(zhǔn)確性。例如，系統(tǒng)可以自動(dòng)生成采購訂單、發(fā)送采購?fù)ㄖ龋苊饬耸止ぬ顚懞蛡鬟f訂單的繁瑣過程。

降低采購成本：通過對供應(yīng)商的管理和采購價(jià)格的控制，幫助企業(yè)獲得更優(yōu)惠的采購價(jià)格和條款。系統(tǒng)可以對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格和服務(wù)，從而選擇最合適的供應(yīng)商。

加強(qiáng)供應(yīng)商管理：建立完善的供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、交貨能力等進(jìn)行全面評估和管理。系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商的歷史交易數(shù)據(jù)和績效表現(xiàn)，為供應(yīng)商的選擇和管理提供依據(jù)。

實(shí)現(xiàn)采購流程的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：明確采購流程的各個(gè)環(huán)節(jié)和責(zé)任，規(guī)范采購行為，減少采購風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)可以設(shè)置采購流程的審批環(huán)節(jié)和權(quán)限，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。

(三)發(fā)展歷程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)采購系統(tǒng)也經(jīng)歷了從簡單到復(fù)雜、從單一功能到多功能集成的發(fā)展歷程。早期的采購系統(tǒng)主要是用于記錄采購訂單和供應(yīng)商信息，隨著企業(yè)對采購管理的要求不斷提高，采購系統(tǒng)逐漸集成了采購申請、采購審批、采購合同管理、庫存管理等功能。近年來，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)采購系統(tǒng)也在不斷創(chuàng)新和升級，如出現(xiàn)了基于云計(jì)算的采購系統(tǒng)、智能化采購系統(tǒng)等。

二、企業(yè)采購系統(tǒng)操作流程

(一)需求識別與采購申請

企業(yè)內(nèi)部各部門根據(jù)自身的生產(chǎn)、運(yùn)營需求，確定需要采購的物品或服務(wù)，并填寫采購申請單。采購申請單應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)算等信息。采購申請單提交后，系統(tǒng)會自動(dòng)根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程，將申請單發(fā)送給相關(guān)的審批人員進(jìn)行審批。審批人員根據(jù)企業(yè)的采購政策和預(yù)算情況，對采購申請進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。如果采購申請被批準(zhǔn)，系統(tǒng)會將申請單流轉(zhuǎn)到采購部門;如果采購申請被駁回，系統(tǒng)會將申請單退回給申請人，并說明駁回原因。

(二)供應(yīng)商選擇與評估

采購部門收到批準(zhǔn)的采購申請后，開始進(jìn)行供應(yīng)商的選擇和評估。首先，采購人員可以通過系統(tǒng)中的供應(yīng)商信息庫，查找符合采購需求的供應(yīng)商。系統(tǒng)會根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、交貨能力、價(jià)格等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和排序。采購人員可以進(jìn)一步查看供應(yīng)商的詳細(xì)信息，如供應(yīng)商的歷史交易記錄、績效評價(jià)等，以便做出更準(zhǔn)確的選擇。在選擇供應(yīng)商后，采購人員需要對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)的評估指標(biāo)和權(quán)重，自動(dòng)計(jì)算供應(yīng)商的評估得分，并生成評估報(bào)告。采購人員可以根據(jù)評估報(bào)告，與供應(yīng)商進(jìn)行談判和協(xié)商，確定最終的供應(yīng)商和采購條款。

(三)采購訂單生成與下達(dá)

在確定供應(yīng)商和采購條款后，采購人員可以通過系統(tǒng)生成采購訂單。采購訂單應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等信息。采購訂單生成后，系統(tǒng)會自動(dòng)根據(jù)預(yù)設(shè)的審批流程，將訂單發(fā)送給相關(guān)的審批人員進(jìn)行審批。審批人員對采購訂單進(jìn)行審核和批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到采購訂單后，需要對訂單進(jìn)行確認(rèn)和回復(fù)。如果供應(yīng)商確認(rèn)接受訂單，系統(tǒng)會將訂單狀態(tài)更新為 “已確認(rèn)”;如果供應(yīng)商拒絕接受訂單，系統(tǒng)會將訂單狀態(tài)更新為 “已拒絕”，并通知采購人員重新選擇供應(yīng)商或協(xié)商采購條款。

(四)訂單跟蹤與物流管理

在采購訂單下達(dá)后，采購人員可以通過系統(tǒng)對訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。系統(tǒng)會實(shí)時(shí)更新訂單的狀態(tài)，如 “已發(fā)貨”“運(yùn)輸中”“已到貨” 等。采購人員可以查看訂單的物流信息，如運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等，以便及時(shí)安排收貨和驗(yàn)收工作。當(dāng)貨物到達(dá)企業(yè)后，倉庫管理人員會根據(jù)采購訂單和送貨單，對貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等方面。如果貨物驗(yàn)收合格，倉庫管理人員會將貨物入庫，并在系統(tǒng)中更新庫存信息;如果貨物驗(yàn)收不合格，倉庫管理人員會將貨物退回給供應(yīng)商，并在系統(tǒng)中記錄退貨原因。

(五)發(fā)票管理與付款

在貨物驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商會開具發(fā)票并發(fā)送給企業(yè)。采購人員可以通過系統(tǒng)對發(fā)票進(jìn)行管理，包括發(fā)票的錄入、審核、報(bào)銷等環(huán)節(jié)。系統(tǒng)會自動(dòng)將發(fā)票信息與采購訂單和入庫單進(jìn)行匹配，確保發(fā)票的準(zhǔn)確性和合法性。在發(fā)票審核通過后，財(cái)務(wù)人員會根據(jù)企業(yè)的付款政策和資金情況，安排付款。系統(tǒng)會記錄付款的時(shí)間、金額、方式等信息，并自動(dòng)更新應(yīng)付賬款的余額。

三、企業(yè)采購系統(tǒng)案例介紹解決方法

(一)案例背景

某大型制造企業(yè)在采購管理方面面臨著諸多挑戰(zhàn)。由于采購流程繁瑣，人工操作較多，導(dǎo)致采購效率低下，采購周期長。同時(shí)，由于缺乏對供應(yīng)商的有效管理，采購價(jià)格較高，采購質(zhì)量也難以保證。此外，企業(yè)的采購數(shù)據(jù)分散在各個(gè)部門，缺乏統(tǒng)一的管理和分析，無法為企業(yè)的采購決策提供有效的支持。為了解決這些問題，該企業(yè)決定引入企業(yè)采購系統(tǒng)。

(二)解決方案

優(yōu)化采購流程：企業(yè)采購系統(tǒng)提供了采購流程的定制化功能，該企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)需求，對采購流程進(jìn)行了優(yōu)化和簡化。例如，將采購申請、審批、訂單生成、訂單跟蹤等環(huán)節(jié)集成在一個(gè)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了采購流程的自動(dòng)化和信息化。同時(shí)，系統(tǒng)還設(shè)置了采購流程的審批環(huán)節(jié)和權(quán)限，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。

加強(qiáng)供應(yīng)商管理：企業(yè)采購系統(tǒng)建立了完善的供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、交貨能力、價(jià)格等進(jìn)行全面評估和管理。系統(tǒng)可以自動(dòng)對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和排序，幫助采購人員選擇最合適的供應(yīng)商。同時(shí)，系統(tǒng)還可以記錄供應(yīng)商的歷史交易數(shù)據(jù)和績效表現(xiàn)，為供應(yīng)商的評估和管理提供依據(jù)。

實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的集中管理和分析：企業(yè)采購系統(tǒng)將采購數(shù)據(jù)集中存儲在一個(gè)數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)了采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和共享。系統(tǒng)提供了豐富的數(shù)據(jù)分析功能，如采購成本分析、供應(yīng)商績效分析、采購趨勢分析等，為企業(yè)的采購決策提供了有力的支持。

(三)實(shí)施效果

提高采購效率：通過優(yōu)化采購流程和實(shí)現(xiàn)采購流程的自動(dòng)化，該企業(yè)的采購效率得到了顯著提高。采購周期從原來的平均 15 天縮短到了 5 天，大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)效率。

降低采購成本：通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理和對采購價(jià)格的控制，該企業(yè)的采購成本得到了有效降低。采購價(jià)格平均降低了 10%，每年為企業(yè)節(jié)省了大量的采購費(fèi)用。

提升采購質(zhì)量：通過對供應(yīng)商的評估和管理，以及對采購過程的質(zhì)量控制，該企業(yè)的采購質(zhì)量得到了明顯提升。采購產(chǎn)品的合格率從原來的 90% 提高到了 98%，減少了因產(chǎn)品質(zhì)量問題導(dǎo)致的生產(chǎn)延誤和成本增加。

為采購決策提供有力支持：通過實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的集中管理和分析，該企業(yè)的采購決策更加科學(xué)和準(zhǔn)確。采購部門可以根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整采購策略，優(yōu)化采購流程，提高企業(yè)的采購管理水平。